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第七章 控制

7.1.1 控制的含义控制是监督各项活动以保证它们按计划进行并纠正各种偏差的过程。狭义的控制:就是“纠偏”,即按照计划标准衡量所取得的成果,并纠正所发生的偏差,以确保计划目标的实现。广义的控制:包括纠正偏差和修改标准这两方面的内容。概括的说,控制是一个发现偏差、找出原因、采取措施、给予纠正,并根据已变化的情况对原有的计划进行调整,以确保组织目标实现过程。管理控制——管理人员对组织实际运行是否符合预定的目标进行测定并采取措施确保组织目标实现的过程。

7.1.2 控制工作的重要性为什么要控制?控制对一个企业的重要性主要由以下三个因素决定:1.外部环境的变化计划从构思、制订到执行一般都要经历一段时间。在这段时间内,组织的外部环境的变化是在所难免的,这种变化对已定的计划和目标必然造成一种影响。为了适应变化的环境,组织应该有一个有效控制系统,用以应付变化的环境,调整原计划。控制的重要性随着计划的时间跨度的增大就更加明显。2.组织内部的变化组织或企业成员的思想、组织的结构、产品的结构和组织的业务活动范围,受到组织内外部因素的影响,随时都有可能发生变化。此外,计划的变化对计划执行也会产生影响。采用有效的控制手段,才能够应变组织内部的变化,实现既定的目标。3.组织成员的素质计划要靠人去具体执行、实现,但是人的才能不同、动机和工作态度各异,不同的人对计划的理解也不相同。因此,人的素质对计划执行影响也很大。由于上述原因,使计划的执行过程充满了不确定性。为保证计划的执行不偏离正确的方向并实现组织目标,就必须将控制工作贯穿于整个计划执行的过程中。控制各种不仅能衡量计划的执行速度、发现偏差并采取纠正措施;在许多情况下,它还可以导致确立新的目标、提出新的计划,甚至改变组织结构、改变人员配备以及在领导方法上做出重大改革。其目的:保证组织活动的过程和实际绩效与计划目标和任务一致,有效实现组织的目标和任务。

7.1.3 控制与计划的关系计划和控制是同一事物的两个方面。1.计划与控制是既互相区别,又紧密相连。计划为控制工作提供标准,没有计划,控制也就没有依据。但如果只编制计划,不对其执行情况进行控制,计划目标就很难得到圆满实现。因此,有人把计划工作与控制工作看成是一把剪刀的两刃,没有任何一刃,剪刀都无法发挥作用。2.所有的管理者都要承担控制的责任。管理者对已经完成的计划所应达到的标准进行比较之前,并不知道其工作是否运行正常。如果只有计划和目标而缺乏控制手段,只能使得人们知道自己做了什么,但无从知晓做得怎么样、以及存在哪些问题、今后如何改进等。一个有效的控制系统可以保证各项行动的完成不偏离组织的既定目标。控制系统越是完善,管理者实现组织的目标越容易。计划与控制是密不可分的,计划越是明确、全面和完整,控制的效果也就越好;控制工作越是科学、有效,计划也就越容易得到实施。

7.1.4.1 控制的目标限制偏差的积累一般来说,任何工作的开展都不免要出现一些偏差。虽然小的偏差和失误不会立即给组织带来严重的损害,但在组织运行一段时间后,随着小差错的积累放大,最终就可能对计划目标的实现造成威胁,甚至给组织酿成灾难性的后果。所以,及早地发现潜在的错误和问题并进行处理,就有助于确保组织按预定的轨迹运行下去。有效的管理控制系统应当能够及时地获得偏差信息,及时性地采取矫正措施,以防止偏差的累积而影响到组织目标的顺利实现。适应环境的变化组织计划和目标在制定出来后总要经过一段时间的实施才能实现。在这段实施过程中,组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化,如组织内部人员和结构的变化、政府可能出台新的政策和法规等,这些变化的内外环境不仅妨碍计划的实施进程,甚至可能影响计划本身的科学性和现实性。因此,任何组织都需要构建有效的控制系统,帮助管理人员预测和把握内外环境的变化,并对这些变化带来的机会和威胁做出正确而有力的反应。

7.1.4.2 控制的特点目的性管理控制无论是着眼于纠正执行中的偏差还是适应环境的变化,都是紧紧地围绕组织的目标进行的。整体性整体性从控制的主体来看,完成计划和实现目标是组织全体成员共同的责任,管理控制应该成为组织全体成员的职责,而不单单是管理人员的职责。从控制的对象来看,管理控制覆盖组织活动的各个方面,人财物、时间、信息等资源;组织着各层次、各部门、各单位的工作,以及企业生产经营的各个不同阶段等,都是管理控制的对象。动态性企业内外环境随时都在发生变化,因此组织运行中不是一种静态,决定控制标准和方法要随时间的变化而调整。人性管理控制本质上是由人来执行的而且主要是对人的行为的一种控制,因此不可忽视其中的人性面因素。管理控制应该成为提高员工工作能力的工具。

1、前馈控制前馈控制——管理活动开展之前的监督活动中心问题:预防组织使用不合格的资源,保证组织的投入在数量和质量上达到预定的标准。

优点:可以起预防作用;易于被员工接受;缺点:需要及时可靠的信息比较困难。2.现场控制现场控制——是对正在进行的管理活动给予指导与监督,以保证管理活动按预定的程序和方法进行。中心问题:监督和分析各种以及他们在运行过程中的相互影响,以保证按目标办事。优点:有助于提高工作人员的工作能力和自我控制能力。缺点:容易受到管理者的时间、精力和业务水平的制约;容易在控制者与被控制者之间形成对立的情绪。3.反馈控制反馈控制——是在活动结束以后进行的控制。中心问题:把注意力集中在实际的结果上,并通过对已形成的结果进行测量、比较和分析,发现偏差情况,依此采取措施,对今后的活动进行纠正。优点:通过总结,为下一次活动提供借鉴。缺点:偏差、损失已经产生,难以弥补。

7.2.2 有效控制的基本原则1. 控制应该同计划与组织相适应控制是为了保证计划得到顺利的实现,控制需要依靠组织中的各单位、各部门及全体成员来实施,所以,控制系统和控制方法应当与计划和组织的特点相适应。控制还应当反映组织结构的类型和特征。组织结构明确规定了企业内每个人职责权限,可以作为确定计划执行的职权所在和产生偏差的职责所在的依据。因此有效的控制需要健全的组织结构来保证。2. 控制应该突出重点,强调例外管理者不可能事无巨细对组织活动的方方面面都进行控制,而是要针对重要的、关键的因素实施重点控制。根据“关键的少数,次要的多数”的统计规律,找出和确定最能反映或体现经营成果的关键因素,并加以控制。控制也应强调例外原则。规律者将控制的重点放在计划实施中的例外上,可以使他们把有限的精力集中在真正需要引起注意和重视的问题上。3. 具有灵活性、及时性和经济性灵活性——控制系统能适应主、客观的变化。及时性——信息收集、传递要及时。经济性——要讲究控制的成本。4. 控制过程应避免出现目标扭曲问题组织或企业把规则程序和预算这些低层次的计划作为控制标准时,最容易发生目标与手段相置换的问题。因此,在控制工作中,要进行有效的管理,管理者要特别注意次一层级控制标准的从属性和服务性地位。5. 控制工作要注重培养组织成员的自我控制能力自我控制具有许多优点:①有助于发挥职工“三性”。②减轻管理人员的负担。③有助于提高控制的及时性和准确性。

本章总结1.完整的控制包括“纠偏”和“调适”两个方面。2.控制的目标是“限制偏差的积累”和“适应环境的变化”。3.控制系统是由控制的标准和目标、偏差或变化的信息,以及纠正偏差或调整标准和目标的行动措施三部分因素构成。4.控制的的过程是:制定控制目标,建立控制标准;衡量实际工作,获取偏差信息;分析偏差原因,采取矫正措施。5. 反馈控制是在活动完成之后才进行的事后控制,具有亡羊补牢的作用;前馈则是活动开始前进行的预先控制,能防患于未然;现场控制是在活动进行的同时就施予控制,因此是一种同步、实时的控制。各种控制都有优缺点和适用条件。所以三种控制都要同时进行。


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